Podatek akcyzowy
Podatek akcyzowy to typ daniny pośredniej, co oznacza, że dotyczy on jedynie wskazanych kategorii produktów. Akcyza posiada cenotwórczy (jest wliczona w cenę sprzedaży), a zatem obciąża ostatecznego nabywcę wybranego artykułu. W Polsce podstawowym aktem prawnym w zakresie akcyzy są zapisy zawarte w ustawie o podatku akcyzowym oraz rozporządzeniu Ministra Finansów wydanym na podstawie delegacji zawartych w w/w ustawie.
Podmioty zobligowane do prowadzenia ewidencji akcyzowych
Prowadzenie ewidencji akcyzowych to obowiązek ciążący na podmiotach, które:
- Korzystają z energii elektrycznej wytworzonej samodzielnie za pomocą instalacji fotowoltaicznej;
- Został im nadany status podmiotu zużywającego, tzn. w ramach działalności korzystają z wyrobów zwolnionych ze względu na ich przeznaczenie np. oleje smarowe (różnego rodzaju podmioty produkcyjne, np. do smarowania maszyn);
- Posiadają status podatnika akcyzy od energii elektrycznej;
- Posiadają status pośredniczącego podmiotu węglowego lub pośredniczącego podmiotu gazowego;
- Nabywają wewnątrzwspólnotowo wyroby akcyzowe;
- Prowadzą skład podatkowy;
- Posiadają status zarejestrowanego wysyłającego;
- Posiadają status podmiotu pośredniczącego.
Zmiany w akcyzie – Centralny Rejestr Podmiotów Akcyzowych i Elektroniczne Ewidencje Akcyzowe
W luty 2021 r. Ministerstwo Finansów zadecydowało o zmianie formy zgłoszeń rejestrowych AKC-R dotyczących podmiotów akcyzowych. Stosowana do tej pory, papierowa postać w/w zgłoszeń została zastąpiona Centralnym Rejestrem Podmiotów Akcyzowych (CRPA). Prowadzenie oraz korzystanie z CRPA możliwe jest wyłącznie w formie elektronicznej. Obsługa CRPA została powierzone Dyrektorowi Izby Administracji Skarbowej (wcześniejsza wersja rejestru podmiotów akcyzowych prowadzona była przez naczelników urzędów skarbowych). Należy dodać, że elektroniczna usługa rejestrowa dla podmiotów akcyzowych możliwa jest poprzez Platformy Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych (PUESC).
Poza zmianą formy zgłoszeń rejestrowych AKC-R dotyczących podmiotów akcyzowych, MF podjęło również decyzję o zmianie formy składania deklaracji akcyzowych oraz obowiązku prowadzenia ewidencji akcyzowych i innej dokumentacji w postaci elektronicznej.
Od kiedy obowiązują ewidencje akcyzowe w formie elektronicznej?
Według pierwotnych założeń ustawodawcy, obowiązek elektronicznego prowadzenia ewidencji akcyzowych miał wejść w życie w lipcu 2022 r. Jednak z uwagi na ciężką sytuację epidemiologiczną zdecydowano się na przesunięcie w/w terminu na dzień 1 stycznia 2022 r.
Na mocy nowelizacji ustawy o podatku akcyzowym opublikowanej w Dzienniku Ustaw 15 grudnia 2022 r. wprowadzone zostały dwie, ważne regulacje. Po pierwsze, zadecydowano o przesunięciu terminu wejścia w życia obowiązku elektronicznego prowadzenia ewidencji akcyzowych na dzień 1 stycznia 2023 roku. Po drugie zaś, doprecyzowano treść przepisów w zakresie deklaracji kwartalnych w podatku akcyzowym.
W czerwcu 2022 r., w odpowiedzi na zadane przez DGP pytanie, Ministerstwo Finansów poinformowało, że obowiązek prowadzenia ewidencji i dokumentacji akcyzowych w formie elektronicznej nie wejdzie w życie od 1 stycznia 2023 r. Resort ma w planach podjęcie prac legislacyjnych, na mocy których przesunięty zostanie termin wejścia w życie obowiązku prowadzenia ewidencji akcyzowych w formie elektronicznej. Konkretna data obowiązywania ewidencji w formie elektronicznej nie została jednak podana.
Pewne jest natomiast to, że do końca bieżącego roku (tj. 2022) podmioty zobowiązane do prowadzenia ewidencji akcyzowych będą mogły prowadzić w/w ewidencje zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.
Zasady prowadzenia ewidencji akcyzowych obowiązujące do końca 2022 r.
Do 11 czerwca 2021 r. kwestie prowadzenia ewidencji akcyzowych zawarte były w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2019 r. w sprawie ewidencji i innych dokumentacji dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy (Dz. U. poz. 2534). Powyższe rozporządzenie uchylone zostało rozporządzeniem MFFiPR z dnia 11 czerwca 2021 r. w sprawie ewidencji i innych dokumentacji dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy (Dz. U. 2021, poz. 1150), w którym zawarto nowy katalog obowiązków. Nowe przepisy dotyczące informacji objętych ewidencjami i protokołami weszły w życie 29.06.2021 r. W przepisach przejściowych zawarty został obowiązek zamknięcia prowadzonych ewidencji (starych), z wyjątkiem ewidencji spełniających nowe wymogi.
Nowe zasady prowadzenia ewidencji akcyzowych
W myśl § 2 ust. 2 Rozporządzenia, dokumentacja powinna umożliwiać identyfikację podmiotu zobowiązanego do jej prowadzenia i miejsca prowadzenia działalności, której ta dokumentacja dotyczy. A zatem podmioty prowadzące działalność w więcej, niż jednej lokalizacji zobowiązane są do powiązania dokumentacji nie tylko z firmą prowadzącą działalność gospodarczą ale również z miejscem jej prowadzenia (odrębna dokumentacja dla każdej z lokalizacji).
- 2 ust. 3 Rozporządzenia nakłada na podmioty prowadzące ewidencje akcyzowe obowiązek dokonywania wpisów do dokumentacji w porządku chronologicznym, natychmiast po zakończeniu czynności lub zaistnieniu stanu faktycznego podlegającemu wpisaniu, nie później jednak niż następnego dnia roboczego. Przypominamy, że w myśl starych przepisów, wpisów do ewidencji należy dokonywać niezwłocznie po zakończeniu czynności lub zaistnieniu stanu faktycznego, nie później, niż w kolejnym dniu roboczym. Nowe Rozporządzenie wprowadza zatem wymóg czynienia wpisów w porządku chronologicznym.
Nowe zasady prowadzenia dokumentacji – kryteria stawiane programom do wypełniania ewidencji akcyzowych
W treści § 7 Rozporządzenia wyszególnione zostały wymogi stawiane aplikacjom stworzonym z myślą o wypełnianiu ewidencji akcyzowych. Zgodnie z jego treścią sposób prowadzenia ewidencji akcyzowej powinien odpowiadać pisemnej instrukcji obsługi programu komputerowego, wykorzystywanego przez podmiot do prowadzenia w/w dokumentacji w taki sposób, aby program:
- Umożliwiał wgląd w treść dokonywanych wpisów;
- Zapewniał ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą;
- Umożliwiał dokonywanie korekty danych, identyfikację osoby dokonującej tej korekty oraz datę jej dokonania;
- Umożliwiał wygenerowanie i wydruk, w porządku chronologicznym:
- wpisów do dokumentacji, zestawień danych oraz podsumowań;
- raportów we wskazanym zakresie i za wskazane miesiące, w terminie 14 dni od dnia doręczenia żądania przez właściwego naczelnika UCS lub US;
- Uniemożliwiał usuwanie wpisów.
Dodatkowo podmiot zobowiązany jest do przechowywania kopii dokumentacji zapisanej na informatycznym nośniku danych, w sposób zapewniający ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą lub też w formie wydruku sporządzonego za okresy jednodniowe.
Choć ostateczna data do wejścia w życie obowiązku elektronicznego prowadzenia ewidencji akcyzowych nie została jeszcze ustalona, warto zdecydować się na jak najszybsze wdrożenie elektronicznej wersji ewidencji, gdyż czynność ta jest stosunkowo czasochłonna. Należy zaznaczyć, że ewidencja nie może być prowadzona w zwykłym arkuszu kalkulacyjnym Excel. Z kolei podmioty prowadzące już elektroniczną ewidencję powinny na bieżąco weryfikować jej zgodność z obowiązującymi przepisami.
Nie oznacza to jednak, że do prowadzenia dokumentacji, podmiot musi wykorzystywać wyłącznie jeden program. Przedsiębiorcy mogą zatem dowolnie wybrać zarówno sam program(y), jak i liczbę narzędzi, z których mają zamiast korzystać. Z punktu widzenia ustawodawcy znaczenia ma jedynie to, czy aplikacja spełnia kryteria zawarte w treści nowego Rozporządzenia.