03 stycznia 2023 r., Ministerstwo Finansów w wydanym przez siebie komunikacie, poinformowało o przesunięciu terminu wejścia w życie Krajowego Systemu e-Faktur oraz wprowadzeniu zmian w zakresie działania nadmienionej platformy.
Krajowy System e-Faktur – informacje podstawowe
Począwszy od 1 stycznia 2022 r., polscy przedsiębiorcy mają możliwość dobrowolnego korzystania z platformy MF KSeF, wprowadzonej na mocy Ustawy z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Sama platforma jest typem systemu teleinformatycznego, powstałego z myślą o wystawianiu oraz udostępnianiu faktur ustrukturyzowanych, a także:
- Nadawaniu, zmianie lub odbieraniu uprawnień do korzystania z opisywanej platformy, a także informowaniu o nadmienionych uprawnieniach i ich sprawdzaniu,
- Wystawianiu, otrzymywaniu oraz przechowywaniu przez okres 10 lat faktur ustrukturyzowanych tj. e-faktur,
- Oznaczaniu faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym fakturę w KSeF,
- Dokonywaniu analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych,
- Informowaniu o wystawieniu faktury ustrukturyzowanej, odrzuceniu faktury lub braku możliwości jej wystawienia ze względu na niedostępność platformy KSeF.
Kto może korzystać z KSeF?
Aktualnie z platformy MF mogą – lecz nie są do tego zobligowani – korzystać:
- Przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT,
- Przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT
- Podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.
Krajowy System e-Faktur (KSeF), a Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF)
Zgodnie z informacjami zamieszczonymi przez MF na oficjalnej stronie Ministerstwa, system faktur ustrukturyzowanych w rozumieniu ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 1666) i system faktur ustrukturyzowanych wystawianych w ramach KSeF w wersji fakultatywnej będą systemami funkcjonującymi odrębnie.
Etapy wdrażania KSeF
2 sierpnia 2021 r. Polska skierowała do Komisji Europejskiej wniosek o derogację na podstawie art. 395 dyrektywy Rady 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, w celu otrzymania dokumentu upoważniającego do wprowadzenia i stosowania obligatoryjnego fakturowania elektronicznego, w okresie od 1 kwietnia 2023 roku do 31 marca 2026 roku.
17 czerwca 2022 roku, na mocy wydanej decyzji wykonawczej Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniającej Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168, 27.6.2022, s. 81-83), Polska otrzymała zgodę na wprowadzenie obligatoryjnego fakturowania elektronicznego od dnia 1 stycznia 2024 roku.
Obowiązkowy KSeF – od kiedy?
Termin ten uległ przesunięciu po konsultacjach publicznych. Zmiany projektu obejmującego zarówno wdrożenie, jak i samo funkcjonowanie platformy MF przedstawione zostały w dniu 31 stycznia 2023 r. podczas spotkania z cyklu Dialog z Biznesem. Poinformowano wówczas m.in. o przeniesieniu terminu wejścia w życie obowiązkowego KSeF z 1 stycznia 2024 r. na 1 lipca 2024 r. Powodem w/w decyzji były zarówno postulaty ze strony organizacji przedsiębiorców, księgowych i biegłych rewidentów, sektora IT oraz resortu infrastruktury, jak i termin zakończenia procesu legislacyjnego (szacowany na przełom czerwca i lipca bieżącego roku).
Tym samym od 1 lipca 2024 r. korzystanie z systemu KSeF stanie się obowiązkiem polskich przedsiębiorców. Wyjątek od tej reguły stanowią jedynie podatnicy zwolnieni podmiotowo z VAT. W ich przypadku termin wejścia w życie platformy został ustalony na 1 stycznia 2025 r.
Zmiany w działaniu platformy KSeF
Poza przesunięciem terminu wejścia w życie KSeF, planowane są też liczne zmiany w działaniu opisywanego rozwiązania, w tym m.in.:
- Usunięcie z KSeF faktur dokumentujących transakcje zawierane na linii biznes – konsument. W takim przypadku obligatoryjne korzystanie z KSeF dotyczyłoby wyłącznie transakcji zawieranych na linii firma – firma.
- Zwolnienie z KSeF paragonów dokumentujących przejazd autostradą, biletów kolejowe oraz lotniczych;
- Ustalenie kursu dla faktur w walutach obcych na podstawie daty wskazanej przez podatnika na fakturze;
- Opracowanie procedur celnych w sposób umożliwiający pominięcie wystawiania faktur korygujących, które dokumentują informacje nie mające wpływu na kwotę podatku.
- Modyfikacja schematu faktury ustrukturyzowanej.
Zmianie nie ulegnie kwestia obligatoryjnego korzystania z platformy MF podmiotów, które wskazują Polskę jako stałe miejsce prowadzenia działalności, a także przyjęcia jako datę wystawienia, datę przesłania faktury na platformę KSeF.
Złagodzenie sankcji, a awarie techniczne
Obawy przedsiębiorców budziła kwestia awarii technicznych oraz ewentualnych sankcji nakładanych w związku z wystąpienie wspomnianych problemów. W odpowiedzi w/w obawy MF planuje wprowadzenie systemu umożliwiającego późniejsze dosłanie faktury, w przypadku wystąpienia awarii systemu wykorzystywanego przez przedsiębiorcę bądź niemożności połączenia się z platformą KSeF. Oznacza to możliwość wystawienia faktury w trybie offline (pod warunkiem dostarczenia faktury w ciągu 24 godzin).
MF ma w planach również złagodzenie, a nawet odroczenie sankcji nakładanych tytułem zaniechania obowiązku stosowania KSeF. Rozpatrywana jest m.in. indywidualizacja kar, co oznaczałoby odejście od minimalnych kwot nakładanych sankcji finansowych oraz wdrożenie mechanizmu, który uzależniałby wysokość sankcji od indywidualnej sytuacji materialnej danego podatnika. Czy wobec tego warto zwlekać z wdrożeniem programu finansowo – księgowego, potrzebnego do korzystania z systemu KSeF?
Jak zauważa dr Andrzej Pałys z Uniwersytetu Warszawskiego – Bezwarunkowe odroczenie daty obowiązkowości KSeF może doprowadzić do obniżenia priorytetu tego zadania (czy nawet wiary w kolejne odroczenia). Tym samym czasu na realizację wdrożenia będzie tyle samo, a w skrajnych przypadkach nawet mniej. To wielka odpowiedzialność Ministerstwa Finansów, aby przeciwdziałać takim scenariuszom poprzez mądrą politykę informacyjną, transparentną komunikację i poszukiwanie dodatkowych zachęt dla podatników do wcześniejszego dołączania do systemu.
Aktualnie szybkie wdrożenie narzędzi pozwalających na bezproblemowe korzystanie z systemu KSeF wiąże się z możliwością uzyskania korzyści takich, jak m.in.
- Gwarancja autentyczności pochodzenia i integralności treści e-faktury
- Brak konieczności przechowywania i archiwizowania faktur
- Brak obowiązku udostępniania faktur na żądanie organu podczas kontroli (JPK_FA)
Poza tym przedsiębiorcy wykorzystujący KSeF mają możliwość skrócenia czasu oczekiwania na zwrot podatku VAT (do 40 dni). Konieczne jest jednak spełnienie następujących warunków:
- Wystawianie wyłącznie faktur ustrukturyzowanych w okresie rozliczeniowym, w odniesieniu do którego podatnik ubiega się zwrot VAT (sprzedaż krajowa, WDT, zaliczki), przy czym warunek jest spełniony nawet jeśli wystawiano także inne faktury, jeśli nie jest możliwe dla nich skorzystanie ze wzoru faktury strukturyzowanej (faktury wystawia nabywca lub faktura nie musi zawierać NIP sprzedawcy) lub w przypadku faktur uproszczonych sprzedaż zaewidencjonowano na kasie fiskalnej.
- Przez 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, za który podatnik ubiega się o zwrotu, podatnik (i) był zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, (ii) składał deklaracje za każdy okres rozliczeniowy i (iii) posiadał rachunek na białej liście.
- Kwota podatku naliczonego lub kwota różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji do zwrotu w analizowanym okresie nie przekracza 3000 zł.