16 marca 2023 r. na oficjalnej stronie Ministerstwa Finansów zamieszczony został komunikat informujący o pozytywnym zaopiniowaniu projektu ustawy o Krajowym Systemie e-Faktur, przez Stały Komitet Rady Ministrów (SKRM). Niespełna dwa miesiące później (9 maja 2023 r.) MF poinformowało o przyjęciu przez Rząd projektu Krajowego Systemu e-Faktury (KSeF). To kolejny, duży krok na drodze do przyspieszenia cyfryzacji sektora publicznego.
Czym jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (w skrócie KSeF) to rodzaj platformy stworzonej w celu wystawiania oraz udostępniania faktur ustrukturyzowanych. Polscy przedsiębiorcy mogą korzystać z opisywanego rozwiązania od 1 stycznia 2022 r. na mocy ustawy z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076). Platforma pozwala także na:
- Nadawanie, zmianę lub odbieranie uprawnień do korzystania z opisywanej platformy, a także informowanie o nadmienionych uprawnieniach i ich sprawdzaniu,
- Wystawianie, otrzymywanie oraz przechowywanie przez okres 10 lat faktur ustrukturyzowanych tj. e-faktur,
- Oznaczanie faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym fakturę w KSeF,
- Dokonywanie analizy i kontrolę prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych,
- Informowanie o wystawieniu faktury ustrukturyzowanej, odrzuceniu faktury lub braku możliwości jej wystawienia ze względu na niedostępność platformy KSeF.
Z systemu KSeF mogą korzystać:
- Podmioty zarejestrowane jako czynni podatnicy podatku VAT,
- Przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT,
- Podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, będący w posiadaniu polskiego identyfikatora podatkowego NIP.
Wejście w życie obligatoryjnego (obowiązkowego) KSeF ułatwi przedsiębiorcom prowadzenie biznesu.
KseF w znacznym stopniu wpłynie na unowocześnienie:
- Procesów fakturowych,
- Obiegu dokumentów,
- Wykorzystywanych przez przedsiębiorców systemów fakturowych.
Zalety wprowadzenia obligatoryjnego KSeF
Jednolity standard e-faktury wpłynie na ułatwienie procesu dokumentowania przeprowadzanych transakcji, jak również przyspieszy i zautomatyzuje wystawianie, przetwarzanie oraz archiwizację dokumentów. W praktyce przyczyni się to do odczuwalnego obniżenia kosztów. Dzięki platformie podatnicy będą dysponować w czasie rzeczywistym danymi z faktury (wykorzystywanymi dla potrzeb zarządczych, analitycznych oraz niezbędnymi na innych polach prowadzonej działalności).
Od kiedy obowiązkowy KSeF?
Jak zostało to już wspomniane, począwszy od 1 stycznia 2022 r. polscy przedsiębiorcy mają możliwość dobrowolnego wystawiania e-faktur przy wykorzystaniu platformy KSeF. Aktualnie e-faktura stanowi jedną z dopuszczonych form dokumentowania sprzedaży i funkcjonuje na równi z fakturami papierowymi oraz fakturami elektronicznymi (występującymi w obrocie gospodarczym). Powyższy stan rzeczy zmieni się jednak już 1 lipca 2024 r., bowiem to właśnie na ten dzień zaplanowane zostało wprowadzenie obligatoryjnego system KSeF. Oznacza to, iż już od lipca 2024 r. przedsiębiorcy będą zobligowani do wystawiania faktur elektronicznych przy użyciu systemu KSeF. Od wspomnianej zasady będą jednak wyjątki. Dotyczą one podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT. W przypadku nadmienionych grup przedsiębiorców, data wejścia w życie obowiązkowego KSeF ustalona została na 1 stycznia 2025 r.
Zmiany w KSeF
Najnowszy, przyjęty przez Rząd projekt Krajowego Systemu e-Faktur wprowadził sporą ilość zmian w treści ustawy o KSeF w tym m.in.:
- Paragon fiskalny z NIP będzie uznawany jak faktura uproszczona do 31 grudnia 2024 r.
- Faktury konsumenckie (B2C) nie będą objęte KSeF.
- Bilety spełniające funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych) zostają wyłączone z KSeF.
- Wyłączone z KSeF będą również faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS.
- Kurs waluty obcej stosowany do przeliczenia na PLN zostanie utrzymany z dnia poprzedzającego datę wskazaną w polu P_1 faktury ustrukturyzowanej przez jeden dodatkowy dzień do przesłania jej do KSeF.
- W przypadku awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia roboczego po wystawieniu offline.
- Doprecyzowanie daty wystawienia oraz innych kwestii ważnych dla procesu wystawiania faktur podczas awarii oraz w trybie offline.
- W okresie awarii i w trybie offline dopuszczone będzie wystawianie faktur korygujących.
- Liberalizacja sankcji i ich stosowanie dopiero od 1 stycznia 2025 r.
- Likwidacja not korygujących w KSeF i poza KSeF.
Elektronizacja wiążących informacji (e-WIS)
Poza w/w zmianami, w projekcie przewidziano również wprowadzenie wyłącznie elektronicznej obsługi wiążących informacji – WIT (wiążąca informacja taryfowa), WIP (wiążąca informacja o pochodzeniu), WIA (wiążąca informacja akcyzowa) oraz WIS (wiążąca informacja stawkowa). Elektroniczna obsługa WIT możliwa będzie dzięki rozbudowie oraz dostosowaniu aktualnie działających systemów informatycznych KAS (e-Urząd Skarbowy, Platforma Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych – PUESC).