Czym jest system KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest to system elektronicznego wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur w Polsce. Narzędzie stanowi rodzaj centralnego mechanizmu, który ma na celu usprawnienie procesu rozliczeń podatkowych i zapewnienie większej przejrzystości w obiegu dokumentów finansowych.
KSeF został wprowadzony w Polsce jako odpowiedź na unijne wymogi dotyczące elektronicznego fakturowania w transakcjach między przedsiębiorcami. System umożliwia elektroniczną wymianę faktur między sprzedawcami, a nabywcami oraz ich przechowywanie w formie elektronicznej.
Główne cele Krajowego Systemu e-Faktur to:
- Ułatwienie i usprawnienie procesu wystawiania i przekazywania faktur,
- Zmniejszenie obciążenia administracyjnego dla przedsiębiorców poprzez ograniczenie ilości papierowej dokumentacji,
- Poprawa kontroli podatkowej i zapobieganie oszustwom podatkowym,
- Ograniczenie wpływu na środowisko naturalne poprzez redukcję zużycia papieru.
KSeF jest integralną częścią systemu e-podatkowego w Polsce i działa we współpracy z Ministerstwem Finansów oraz urzędami skarbowymi. Przedsiębiorcy korzystający z tego systemu muszą spełniać określone wymogi techniczne i przestrzegać zasad prawidłowego wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych.
Kto może korzystać z platformy KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) w Polsce może być używany przez przedsiębiorców oraz inne podmioty, które dokonują obrotu towarowego lub usługowego i są zobowiązane do wystawiania faktur. Oznacza to, że zarówno podmioty prowadzące działalność gospodarczą (np. spółki, firmy, przedsiębiorcy indywidualni), jak i instytucje publiczne, mogą korzystać z KSeF do elektronicznego wystawiania i przesyłania faktur.
W praktyce z KSeF korzystać mogą:
- Podmioty zarejestrowane jako czynni podatnicy podatku VAT,
- Przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT,
- Podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, którzy są w posiadaniu polskiego identyfikatora podatkowa NIP.
Czym jest e-faktura?
E-faktura, znana również jako elektroniczna faktura, to dokument finansowy wystawiany, przesyłany i przechowywany w formie elektronicznej zamiast w tradycyjnej formie papierowej. E-faktura pełni taką samą funkcję jak faktura papierowa – jest to dokument potwierdzający dokonanie transakcji handlowej i zawierający informacje o sprzedaży towarów lub świadczeniu usług.
Główne cechy e-faktury to:
- Forma elektroniczna: e-faktury są tworzone w formacie cyfrowym, takim jak PDF, XML lub inny akceptowany format. Dzięki temu mogą być generowane, przesyłane i przechowywane za pośrednictwem komputerów i innych urządzeń elektronicznych,
- Numer identyfikujący w systemie KSeF: dokument przesłany do systemu KSeF staje się fakturą ustrukturyzowaną po nadaniu mu numeru identyfikującego go w KSeF. Każda faktura ustrukturyzowana otrzymuje swój indywidualny numer,
- Konieczność wyrażenia zgody na otrzymywanie: przedsiębiorca chcący otrzymywać faktury ustrukturyzowane z KSeF musi wyrazić na to zgodę. W przeciwnym razie faktura w postaci elektronicznej przesłana zostanie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur,
- Uwierzytelnienie: e-faktura jest uwierzytelniania poprzez profil zaufany, podpis kwalifikowany, jak i pieczęć kwalifikowaną.
- E-faktury są coraz bardziej popularne w świecie biznesu, ponieważ oferują wiele korzyści, takich jak oszczędność czasu, zmniejszenie kosztów związanych z drukiem i wysyłką, a także zwiększenie ekologiczności, ponieważ zmniejsza się zużycie papieru.
- Wiele krajów wprowadziło lub planuje wprowadzić regulacje dotyczące e-faktur, co ma na celu promowanie elektronicznego fakturowania w celu ułatwienia rozliczeń podatkowych i poprawy efektywności administracyjnej.
Jak używać KSeF? – wymogi dla programów
Wymagania dla programów obsługujących Krajowy System e-Faktur (KSeF) w Polsce mogą ulegać zmianie z czasem, dlatego ważne jest, aby przedsiębiorcy i podmioty korzystające z systemu śledzili najnowsze wytyczne Ministerstwa Finansów lub urzędu skarbowego w Polsce. Aktualne wymogi stawiane tego rodzaju aplikacjom to m.in.:
- Format elektroniczny: Faktury muszą być generowane w odpowiednim formacie elektronicznym zgodnym z wymogami KSeF. W Polsce stosowany jest format JPK_FA (Jednolity Plik Kontrolny Faktur).
- Podpis elektroniczny: Programy obsługujące KSeF muszą umożliwiać generowanie ważnego podpisu elektronicznego, który zapewni autentyczność faktur oraz integralność danych.
- Wysyłka do Krajowego Systemu e-Faktur: Program musi umożliwiać przekazywanie faktur elektronicznie do centralnego systemu KSeF w sposób spełniający wymogi techniczne i prawne.
- Przechowywanie faktur: Programy powinny umożliwiać przechowywanie faktur przez określony czas zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi.
- Dostęp do aktualizacji: Programy muszą być regularnie aktualizowane, aby dostosować się do zmieniających się wymogów technicznych i prawnych dotyczących KSeF.
- Kompatybilność: Programy obsługujące KSeF powinny być kompatybilne z systemami informatycznymi i urządzeniami używanymi przez przedsiębiorstwa do wystawiania i przesyłania faktur.
Od kiedy obowiązkowy KSeF?
System e-Faktur w Polsce został wprowadzony stopniowo, a jego wdrożenie rozłożono na etapy, aby dać czas przedsiębiorcom i instytucjom na dostosowanie się do nowych przepisów. Od 1 stycznia 2022 r. przedsiębiorcy mogą – lecz nie muszą – korzystać z systemu KSeF. Niemniej – zgodnie z zapowiedziami MF – obowiązek korzystania z Krajowego Systemy e-Faktur wejdzie w życie od 1 lipca 2024 r. – dla czynnych podatników VAT oraz od 1 stycznia 2025 r. – dla podatników zwolnionych podmiotowo z VAT (bądź wykonujący jedynie czynności zwolnione z VAT).