Obowiązkowy KSeF w 2024 – jak się do niego przygotować?

KSeF to skrót od Krajowego Systemu e-Faktur, czyli platformy do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną. System ma na celu uproszczenie i usprawnienie procesu fakturowania, a także zapewnienie większej przejrzystości i bezpieczeństwa transakcji. Rozwiązanie MF jest systemem teleinformatycznym, który umożliwia zarządzanie uprawnieniami, uwierzytelnianie, wystawianie i odbieranie e-faktur, a także ich przechowywanie i weryfikację.

Platforma MF jest obecnie dostępna jako rozwiązanie fakultatywne, jednak już wkrótce korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe dla większości przedsiębiorców. Dlatego warto już teraz zapoznać się z systemem i przygotować się do nadchodzących zmian. W tym artykule przedstawimy najważniejsze informacje o KSeF, jego funkcjonalnościach, terminach wprowadzenia, sposobach korzystania i wyborze odpowiedniego oprogramowania.

Obligatoryjny KSeF – od kiedy?

Zgodnie z ustawą z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF będzie stopniowo wprowadzany od 1 lipca 2024 r. W zależności od statusu podatnika i wysokości obrotu, obowiązek ten będzie dotyczył:

• od 1 lipca 2024 r. – podatników, których obrót netto w poprzednim roku podatkowym przekroczył 15 mln zł;
• od 1 stycznia 2025 r. – pozostałych podatników, z wyjątkiem podatników zwolnionych z VAT.

Jak korzystać z KSeF?

Aby korzystać z KSeF należy zarejestrować się w systemie i uzyskać identyfikator KSeF, który będzie służył do wystawiania i odbierania e-faktur. Rejestracja w KSeF jest bezpłatna i można jej dokonać przez internet, za pomocą portalu podatkowego, systemu e-Deklaracje lub systemu e-PUAP .

Zasada działania systemu jest stosunkowo prosta; podatnik wystawia fakturę ustrukturyzowaną. Faktura ustrukturyzowana zawiera wszystkie niezbędne dane, takie jak numer faktury, data wystawienia, dane sprzedawcy i nabywcy, opis towarów lub usług, kwoty netto, brutto i podatku, a także podpis elektroniczny lub pieczęć elektroniczną. Wspomniany dokument zostaje przesłany do KSeF, gdzie jest weryfikowany pod względem formalnym i merytorycznym. Jeśli faktura spełnia wszystkie wymagania, zostaje zaakceptowana przez KSeF jako zaksięgowana. W przeciwnym razie KSeF ją odrzuca i oznacza jako niezaksięgowaną. Podatnik otrzymuje informację zwrotną o statusie faktury, a także jej kopię w formacie PDF.

Faktura ustrukturyzowana jest również przesyłana do nabywcy, który może ją odbierać za pomocą KSeF lub innego systemu, który umożliwia odczytanie faktury w formacie XML. Nabywca ma obowiązek potwierdzić odbiór faktury w KSeF, co jest równoznaczne z jej zaksięgowaniem w księgach podatkowych.

Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w KSeF przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku od faktury. Podatnik ma dostęp do swoich faktur w KSeF przez cały czas ich przechowywania i może je pobierać, drukować lub eksportować do innych systemów.

Ministerstwo Finansów poinformowało, że trwają prace nad materiałami dotyczącymi używania KSeF, takimi jak instrukcje, poradniki, szkolenia i webinaria. Materiały te mają być dostępne dla podatników na portalu podatkowym i stronie internetowej KSeF przed wprowadzeniem obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

KSeF – obligatoryjny dla każdego?

KSeF nie będzie obligatoryjny dla wszystkich podatników. Zgodnie z ustawą, z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF są zwolnieni:

• podatnicy, którzy są zwolnieni z VAT na podstawie art. 113 ustawy o VAT, czyli podatnicy, których obrót netto w poprzednim roku podatkowym nie przekroczył 200 tys. zł;
• podatnicy, którzy są zwolnieni z VAT na podstawie innych przepisów, np. rolnicy ryczałtowi, podatnicy świadczący usługi edukacyjne itp.;
• podatnicy, którzy wystawiają faktury uproszczone np. faktury do kwoty 450 zł brutto;
• podatnicy, którzy wystawiają faktury w walucie obcej, jeśli nie mają możliwości przeliczenia kwot na złote według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury;
• podatnicy, którzy wystawiają faktury w innych językach niż język polski, jeśli nie mają możliwości tłumaczenia danych na język polski;
• podatnicy, którzy wystawiają faktury w formie papierowej, jeśli nabywca nie wyraził zgody na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej.

Podatnicy zwolnieni z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF, mogą dobrowolnie korzystać z KSeF, jeśli spełniają warunki techniczne i prawne do wystawiania i odbierania e-faktur.

Programy do KSeF

Aby wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane w KSeF, podatnik musi mieć odpowiednie oprogramowanie, które umożliwia komunikację z KSeF. Może to być:

• oprogramowanie własne, które spełnia wymagania techniczne i prawne do wystawiania i odbierania e-faktur;
• oprogramowanie zewnętrzne, czyli dostarczone przez dostawcę usług IT, który oferuje rozwiązania do wystawiania i odbierania e-faktur.

Wybór oprogramowania do KSeF zależy od indywidualnych potrzeb i preferencji podatnika. Warto kierować się takimi kryteriami jak:

• funkcjonalność, czyli zakres możliwości i usług oferowanych przez oprogramowanie, np. automatyzacja, integracja, raportowanie, archiwizacja, obsługa wielu walut i języków itp.;
• bezpieczeństwo, czyli poziom ochrony danych i transakcji, np. szyfrowanie, uwierzytelnianie, podpisywanie, audyt, backup itp.;
• dostępność, czyli łatwość i szybkość korzystania z oprogramowania, np. mobilność, chmura, aktualizacje, wsparcie techniczne itp.;
• koszt, czyli cena i warunki płatności za oprogramowanie, np. licencja, abonament, prowizja itp.

KSeF to nowy system do wystawiania i odbierania faktur elektronicznych. Ma on na celu uproszczenie i usprawnienie procesu fakturowania, a także zapewnienie większej przejrzystości i bezpieczeństwa transakcji. Korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe dla większości podatników od 1 lipca 2024 r. Aby korzystać z KSeF należy zarejestrować się w systemie i uzyskać identyfikator KSeF służący do wystawiania i odbierania e-faktur. Należy również mieć odpowiednie oprogramowanie, które umożliwia komunikację z KSeF. W tym celu można korzystać z oprogramowania własnego bądź zewnętrznego. Warto wybrać oprogramowanie dobrze dopasowane do potrzeby i preferencje pod względem funkcjonalności, bezpieczeństwa, dostępności i kosztu. Podatnicy zwolnieni z VAT lub z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, nadal mogą korzystać z systemu KSeF jako rozwiązania dobrowolnego.