Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jeden z najbardziej znaczących kroków w kierunku cyfryzacji polskiej gospodarki. Po wielu miesiącach dyskusji i konsultacji, Ministerstwo Finansów podejęło decyzję o przesunięciu terminu wdrożenia obowiązkowego KSeF na rok 2026. Ta decyzja ma dalekosiężne konsekwencje dla wszystkich podmiotów gospodarczych w Polsce, zarówno dużych korporacji, jak i małych przedsiębiorstw.
Dlaczego wejście w życie systemu KSeF zostało przesunięte?
Ministerstwo Finansów, po przeprowadzeniu szczegółowego audytu systemu, doszło do wniosku, że konieczne jest opracowanie nowej architektury informatycznej KSeF. Audyt wykazał liczne błędy w dotychczasowym projekcie, które mogłyby doprowadzić do paraliżu gospodarczego, gdyby system został wprowadzony zbyt wcześnie. Minister Finansów, Andrzej Domański, podkreślił, że “350 stron audytu nie pozostawia żadnych złudzeń” co do konieczności przesunięcia terminu wdrożenia.
System KSeF ma kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa obrotu gospodarczego. Jeszcze w grudniu 2023 roku moi poprzednicy zapewniali mnie, że system jest gotowy do wdrożenia 1 lipca 2024 r. Jednak decyzja o przeprowadzeniu audytu okazała się słuszna. Raport z badania zawiera kilkaset szczegółowych informacji o błędach, uwag i zaleceń do architektury, kodów źródłowych oraz bazy danych. Jako Ministerstwo Finansów jesteśmy odpowiedzialni za bezpieczne funkcjonowanie obrotu gospodarczego, dlatego na podstawie otrzymanych wyników podjęliśmy decyzję o istotnym przesunięciu terminu obowiązkowego KSeF – powiedział Andrzej Domański, Minister finansów.
System KSeF do całkowitej zmiany
Przeprowadzony audyt wykazał liczne błędy w funkcjonowaniu platformy takie jak m.in. nieprawidłowo zaprojektowaną architekturę IT. Wywierała ona wpływ na wydajność, awaryjność, bezpieczeństwo platformy czy też jej dalszy rozwój. Błędy dotyczyły również sposobu zarządzania projektem. W tym przypadku mowa m.in. o niewłaściwie prowadzonym nadzorze nad tokiem prac czy nieustrukturyzowanej dokumentacji, co także wpłynęło na realizację projektu.
Na podstawie wyników audytu podjęliśmy decyzję o budowie architektury systemowej od początku. Wykonawca powoła zespół specjalistów od architektury IT. Dzięki pracom, które przeprowadzimy system będzie niezawodny, bezpieczny i bardziej funkcjonalny. – zapewnił Marcin Łoboda, Szef KAS.
Jakie są nowe terminy wprowadzenia obowiązkowego KSeF?
Jak stwierdził Minister finansów: -Jedną z rekomendacji pokontrolnych było fazowanie projektu, czyli jego stopniowe wdrażanie. Będzie on obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży przekroczyła w poprzednim roku podatkowym 200 mln zł KSeF , a dla pozostałych przedsiębiorców od 1 kwietnia 2026 r.
W praktyce oznacza to zatem, że – zgodnie z nowymi regulacjami – obowiązkowy KSeF zostanie wprowadzony w dwóch etapach:
- Od 1 lutego 2026 roku dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży w poprzednim roku podatkowym przekroczyła 200 milionów złotych.
- Od 1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich pozostałych podatników VAT.
Jakie korzyści wynikają z wdrożenia KSeF?
Decyzja o przesunięciu obowiązkowego KSeF na luty 2026 roku jest odpowiedzią na potrzebę zapewnienia płynnego przejścia do systemu fakturowania elektronicznego. Choć wiąże się to z pewnymi wyzwaniami, jest to krok w kierunku modernizacji i zabezpieczenia polskiej gospodarki. W nadchodzących latach przedsiębiorcy będą musieli dostosować swoje procesy księgowe do nowych wymagań, ale ostatecznie może to przynieść sporą ilość korzyści. Dlaczego?
KSeF ma na celu uproszczenie procesu fakturowania, zwiększenie transparentności transakcji oraz ograniczenie możliwości oszustw podatkowych. Dzięki centralizacji procesu wystawiania faktur w jednym systemie, przedsiębiorcy będą mogli łatwiej zarządzać dokumentacją, a organy podatkowe będą miały szybszy dostęp do niezbędnych danych.
Jaki program do KSeF?
Czy zatem – biorąc pod uwagę aktualną sytuację – warto już teraz aktywnie korzystać z systemu KSeF? Wbrew pozorom tak, pod warunkiem wyposażenia się w sprawdzony program księgowo-finansowy do obsługi opisywanego systemu. Zakup odpowiedniego – a zatem na bieżąco aktualizowanego – programu umożliwi bowiem korzystanie z systemu (a zatem także z oferowanych przez MF benefitów, takich jak m.in. skrócony termin zwrotu podatku VAT) bez obawy o to, że program nie będzie spełniał wymogów rządowych w chwili uruchomienia nowej platformy KSeF. Jednym z tego rodzaju aplikacji jest program Hogart KSeF.
Hogart KSeF współpracuje z wieloma programami ERP – takimi jak SAP, INFOR SunSystems, Oracle, Microsoft Dynamics czy Comarch Optima.
Hogart KSeF umożliwia:
- Łączenie danych z różnych źródeł w różnych formatach.
- Kodowanie i mapowanie danych, co eliminuje problemy związane z różnymi formatami danych w systemach ERP i KSeF.
- Kontrolowanie procesu wymiany danych między systemami ERP, a KSeF.
- Weryfikowanie i edycję danych, w tym diagnozowanie ewentualnych błędów, jak również edycję danych przed wysłaniem do KSeF.
- Archiwizowanie procesu pobierania, przygotowywania, edycji i wysyłki danych
- Podpisywanie, wysyłkę danych wraz z pobraniem i zarchiwizowaniem potwierdzenia odbioru przez portal KSeF.
Po więcej informacji na temat programu Hogart KSeF zapraszamy na stronę https://hba.hogart.com.pl/hogart-ksef/. Dostępna jest również wersja dla małych firm czyli Hogart KSeFcio: https://hba.hogart.com.pl/hogart-ksef-lite/.