Czym jest ewidencja akcyzowa?
Prowadzenie ewidencji akcyzowej to obowiązek, który dotyczy podmiotów prowadzących działalność gospodarczą związaną z wyrobami akcyzowymi, takimi jak alkohol, tytoń, paliwa czy energia elektryczna. Ewidencja akcyzowa służy do rejestrowania ilości, rodzaju i miejsca magazynowania tych wyrobów, a także zdarzeń gospodarczych z nimi związanych, takich jak produkcja, nabycie, sprzedaż, wysyłka czy zniszczenie takowych.
Dotychczas podmioty akcyzowe mogły prowadzić ewidencję akcyzową w formie papierowej lub elektronicznej, według własnego uznania. Jednak Ministerstwo Finansów już od dłuższego czasu zapowiada zmiany związane z koniecznością prowadzenia wspomnianej dokumentacji wyłącznie w formie elektronicznej. Aby sprostać nadmienionym wymaganiom, podmioty będą musiały wyposażyć się w odpowiednie programy finansowo – księgowe.
Jakie są rozwiązania dla małych firm?
Dla małych firm, które nie dysponują zaawansowanymi systemami finansowo-księgowymi lub nie chcą ponosić wysokich kosztów ich zakupu, istnieje alternatywne rozwiązanie – program do elektronicznej ewidencji akcyzowej dedykowany potrzebom małych przedsiębiorstw. Taki program pozwala na prowadzenie ewidencji akcyzowej w formie elektronicznej, zgodnie z obowiązującymi przepisami, bez konieczności łączenia się z internetem lub korzystania z dodatkowych narzędzi. Program do elektronicznej ewidencji akcyzowej umożliwia również konwersję danych do formatu XML, złożenie elektronicznego podpisu czy wreszcie wysyłkę na wskazaną platfromę MF.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze programu do e-ewidencji?
Wybierając program do elektronicznej ewidencji akcyzowej dla małych firm, należy kierować się kilkoma kryteriami, takimi jak:
- funkcjonalność – program powinien umożliwiać obsługę wszystkich rodzajów wyrobów akcyzowych i zdarzeń gospodarczych, z którymi ma do czynienia podmiot akcyzowy, a także generować odpowiednie dokumenty i raporty;
- łatwość obsługi – program powinien być intuicyjny i prosty w użyciu, nie wymagać specjalistycznej wiedzy lub szkoleń;
- cena – program powinien być dostępny w przystępnej cenie, adekwatnej do zakresu oferowanych funkcji i potrzeb użytkownika; nie warto przepłacać za rozbudowany program, jeśli i tak będzie się korzystać wyłącznie z wybranych funkcji;
- wsparcie techniczne – program powinien zapewniać aktualizacje i dostosowania do zmian prawnych, a także pomoc i doradztwo w razie problemów lub pytań.
Jaki program wybrać?
Polecanym narzędziem do elektronicznej ewidencji akcyzowej dla małych firm, jest Ewidencik, stworzony przez firmę Hogart (dostępny na stronie https://hba.hogart.com.pl/ewidencik/). Ewidencik to program, który spełnia wszystkie powyższe kryteria i oferuje wiele korzyści, takich jak:
- własna baza danych – program nie wymaga dostępu do internetu ani innych systemów, korzysta z danych zgromadzonych na serwerach klienta;
- prostota i szybkość – program jest łatwy w instalacji i obsłudze, pozwala na szybkie wprowadzanie i edytowanie danych, automatycznie oblicza podatek akcyzowy i generuje dokumenty;
- elastyczność i dopasowanie – program pozwala na dostosowanie parametrów i ustawień do indywidualnych potrzeb klienta, np. wybór waluty, języka, sposobu numeracji dokumentów, rodzajów wyrobów akcyzowych itp.;
- bezpieczeństwo i niezawodność – program zapewnia ochronę danych przed utratą, uszkodzeniem lub nieuprawnionym dostępem, posiada funkcję kopii zapasowej i archiwizacji danych;
- atrakcyjna cena – program jest dostępny w niskiej cenie, adekwatnej do zakresu oferowanych funkcji i potrzeb małych firm.
Ewidencik jest wersją uproszczoną programu Hogart eEwidencja, który jest przeznaczony dla większych i bardziej wymagających podmiotów akcyzowych. Hogart eEwidencja to program, który oferuje dodatkowe funkcje i możliwości, takie jak:
- integracja z systemami finansowo-księgowymi – program pozwala na import i eksport danych z innych systemów, np. SAP, Comarch, Microsoft Dynamics, Oracle itp.;
- obsługa wielu podmiotów i oddziałów – program umożliwia prowadzenie ewidencji akcyzowej dla kilku podmiotów i oddziałów w ramach jednej bazy danych, z możliwością segregacji i filtrowania danych;
- obsługa wielu magazynów i miejsc składowania – program pozwala na prowadzenie ewidencji akcyzowej dla różnych magazynów i miejsc składowania, z uwzględnieniem ich lokalizacji i statusu;
- obsługa wielu typów dokumentów i raportów – program umożliwia generowanie różnych typów dokumentów i raportów, zgodnych z obowiązującymi przepisami i wzorami, np. deklaracje akcyzowe, zeznania podatkowe, zestawienia podatkowe, informacje podsumowujące, informacje o stanie zapasów, informacje o ruchach towarowych itp.;
- obsługa wielu rodzajów wyrobów akcyzowych i zdarzeń gospodarczych – program umożliwia obsługę wszystkich rodzajów wyrobów akcyzowych i zdarzeń gospodarczych, z uwzględnieniem ich specyfiki i zasad opodatkowania, np. wyroby energetyczne, wyroby tytoniowe, alkohol etylowy, wyroby farmaceutyczne, wyroby zwolnione, wyroby zawieszone, produkcja, nabycie, sprzedaż, wysyłka, odbiór, niszczenie, zwrot, przerób, zużycie itp.
Podsumowując, elektroniczna ewidencja akcyzowa to obowiązek, który już wkrótce będzie dotyczył wszystkich podmiotów akcyzowych. Aby sprostać temu wymogowi, podmioty akcyzowe będą musiały korzystać z programu do prowadzenia elektronicznej ewidencji akcyzowej. Dla małych firm, które nie potrzebują zaawansowanych systemów finansowo-księgowych, polecanym programem jest Ewidencik. Z kolei większe i bardziej wymagające przedsiębiorstwa powinny zwrócić uwagę na program Hogart eEwidencja, który oferuje dodatkowe funkcje. Wybór programu do elektronicznej ewidencji akcyzowej zależy od indywidualnych potrzeb i preferencji każdego podmiotu akcyzowego. W każdym przypadku, warto skorzystać z oferty firmy, która jest liderem na rynku oprogramowania i zapewnia profesjonalne wsparcie i doradztwo.