KSeF – Krajowy System e-Faktur

KSeF – Krajowy System e-Faktur

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to rozwiązanie pozwalające na wystawianie oraz udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Podstawę prawną do wprowadzenia KSeF stanowi ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076). System dostępny jest od 1 stycznia 2022 roku i aktualnie funkcjonuje on na zasadzie rozwiązania dobrowolnego. W praktyce oznacza to więc, że jest on jedną z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, zaraz obok faktur papierowych oraz faktur elektronicznych. Należy jednak zaznaczyć, że taki stan rzeczy ma – zgodnie z założeniem – obowiązywać wyłącznie do końca roku 2022.

2 sierpnia 2021 r. Polska wnioskowała do KE o derogację w celu uzyskania upoważnienia do stosowania odstępstwa od art. 218, 226 i 232 Dyrektywy VAT, którego celem jest uzyskanie upoważnienia do wprowadzenia i stosowania, w okresie od 1 kwietnia 2023 roku do 31 marca 2026 roku, obligatoryjnego fakturowania elektronicznego.

Cyfrowa platforma, jaką jest obowiązujący aktualnie Krajowy System e-Faktur, stanowi jeden z elementów pakietu SLIM VAT 2. Polska jest czwartym krajem w Unii Europejskiej, który zdecydował się na wprowadzenie tak nowoczesnego rozwiązania. Tym samym dołączyła ona do grona europejskich liderów nowoczesnych e-usług w administracji. Trzy pozostałe kraje, w których stosowany jest zbliżony system upraszczający obieg dokumentacji to Włochy, Hiszpania i Portugalia.

W jakim celu został stworzony KSeF?

Z KSeF mogą korzystać zarówno przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT, zwolnieni z podatku VAT, jak i podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, będący w posiadaniu polskiego identyfikatora podatkowa NIP.

Sam system powstał w celu:

• nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF, a także informowania o tych uprawnieniach i ich weryfikowania
• wystawiania, dostępu, otrzymywania, przechowywania (10 lat) faktur ustrukturyzowanych,
• oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym fakturę w KSeF,
• analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych,
• informowania o wystawieniu faktury ustrukturyzowanej, odrzuceniu faktury lub braku możliwości jej wystawienia z powodu niedostępności KSeF.

Nadrzędnym zadaniem systemu KSeF jest standaryzacja faktur VAT w zakresie formatu dokumentu oraz danych udostępnianych w KSeF. System zawiera informacje, które wcześniej były przez podatników dostarczane poprzez JPK_V7 i JPK_FA, jak również informacje takie jak m.in. termin płatności, data zapłaty, GTU czy też procedury szczególnego rozliczenia VAT na poziomie pozycji.

Wprowadzenie systemu KSeF wiąże się z korzyściami występującymi zarówno po stronie ustawodawcy, jak i podatnika. Rozwiązanie przyczyni się bowiem do sprawniejszej kontroli faktur, a tym samym efektywniejszego zwalczania oszust powstałych na gruncie podatkowym. Co zyskają podatnicy? Przedsiębiorcy korzystający z systemu KSeF będą mogli wystąpić z wnioskiem o szybszy zwrot VAT (40 dni). Warto jednak zauważyć, że praktyczne wykorzystanie KSeF wymaga zakupu niezbędnego oprogramowania oraz powiązania takowego z istniejącą w firmie infrastrukturą IT.

Faktura ustrukturyzowana – co to takiego?

Faktura ustrukturyzowana jest szczególnym typem faktury elektronicznej zawierającym konkretne, określone w przepisach, informacje, formę oraz format elektroniczny umożliwiający jej odczytanie oraz przetwarzanie danych. W opisywanym przypadku mowa o formacie  xml, który jest zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP. Ponadto każda faktura tego typu posiada numer identyfikujący w systemie KSeF. Do faktur ustrukturyzowanych mają zastosowanie zasady ogólne dotyczące faktur elektronicznych, z zastrzeżeniem odmienności przewidzianych dla faktur ustrukturyzowanych.

Każda faktura ustrukturyzowana musi spełniać ogólne warunki określające faktury wymienione przez ustawodawcę w art. 106e ustawy o VAT (Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług). Tym samym za obligatoryjne elementy faktury ustrukturyzowanej uznawane są dane takie, jak m.in.:

• data wystawienia;
• numer faktury, który ją identyfikuje,
• nazwa podatnika bądź jego imię i nazwisko,
• nazwa nabywcy towarów lub usług,
• numer identyfikacyjny podatnika,
• numer identyfikacyjny nabywcy towarów lub usług,
• adres podatnika,
• adres nabywcy,
• datę dokonania albo zakończenia towarów lub wykonania usługi,
• nazwę towaru lub rodzaj usługi,
• cenę jednostkową netto,
• kwoty opustów i obniżek cen,
• stawkę podatku,
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto (z uwzględnieniem podziału na kwoty dotyczące poszczególnych stawek),
• kwotę należności ogółem.

Jak korzystać z faktury ustrukturyzowanej?

Faktury w formie papierowej wystawiane są w dwóch egzemplarzach (jeden z nich otrzymuje sprzedawca, zaś drugi – nabywca). Inaczej jest w przypadku dokumentu w postaci elektronicznej. E-faktury generowane są  bowiem w jednym egzemplarzu, gdyż stają się one przedmiotem multiplikacji.

Jak wspominaliśmy, faktura ustrukturyzowana musi spełniać ogólne warunki określające faktury wymienione przez ustawodawcę w art. 106e ustawy o VAT (Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług), a zatem musi być ona wystawiona zgodnie ze wzorem udostępnionym przez MF. Opisywany typ dokumentu zostaje oficjalnie uznany za wystawiony w dniu, w którym trafia do KSeF, zaś za otrzymany – w dniu przydzielenia przez KSeF numeru identyfikującego takowy w KSeF.

W przypadku tradycyjnej, papierowej wersji faktury, dokument mógł być zarówno anulowany, odesłany, wystawiony w tzw. pro formie bądź FV RR, jak i zduplikowany. Wykonanie tych czynności nie będzie jednak możliwe w systemie KSeF. Z kolei noty korygujące mają zastosowanie na zasadach ogólnych, nie są jednak dostępne za pośrednictwem KSeF. Należy dodać, że faktura wystawiona przed dniem wejścia w życie KSeF nie może zostać skorygowana w postaci faktury ustandaryzowanej, gdyż taki dokument nie będzie posiadał numeru identyfikującego w systemie KSeF (który jest obowiązkowy dla faktur korygujących w KSeF). Jeśli zaś chodzi o dostawy towarów lub usług dokonane przed wejściem w życie KSeF (tj. przed 1 stycznia 2022 r.) mogą być one dokumentowane fakturą ustrukturyzowaną pod warunkiem, że nie upłynął termin na wystawienie nadmienionych faktur.

Korzystanie z faktur ustrukturyzowanych wymaga od podatnika uprzedniego wypełnienia warunków, postawionych przez ustawodawcę. Do tego typu przesłanek zaliczane jest uzyskanie akceptacji odbiorcy na otrzymywanie faktury ustrukturyzowanej przez KSeF. W przypadku, gdy odbiorca dokumentu nie wyrazi nadmienionej zgody, faktura zostaje do niego wysłana bezpośrednio przez sprzedającego (nie zaś system KSeF). Co ważne to fakt, iż brak uzyskania akceptacji od nabywcy na otrzymywanie faktur za pośrednictwem KSeF nie oznacza, że sprzedawca nie może wystawić faktury w KSeF.

Choć zgoda na otrzymywanie faktur w systemie KSeF nie będzie wpływała na możliwość wystawienia faktury ustrukturyzowanej przez sprzedawcę, to jednak będzie miała znaczenie dla sposobu rozliczenia faktury korygującej przez nabywcę (tj. wpłynie na zasady, na jakich kupujący rozliczy fakturę korygującą). W przypadku, gdy sprzedający wystawi fakturę ustrukturyzowaną, a następnie dokona jej korekty  (wymogiem będzie wystawienie faktury korygującej ustrukturyzowanej w odniesieniu do faktury pierwotnej wystawionej jako faktura ustrukturyzowana), to wówczas rozliczy ją w dacie wystawienia. Tym samym kupujący, który otrzyma fakturę korygującą jako fakturę ustrukturyzowaną, także będzie miał możliwość rozliczyć ją w momencie otrzymania. Z kolei w momencie, gdy nabywca nie wyrazi zgody na otrzymywanie faktury w ramach systemu KSeF, rozliczenie faktury korygującej odbywać się będzie na zasadach ogólnych.

Korzyści płynące ze stosowania faktur ustrukturyzowanych

Korzystanie z faktur ustrukturyzowanych niesie ze sobą kilka istotnych korzyści. Przede wszystkim system przysłuży się do przyspieszenia obrotu pomiędzy przedsiębiorcami. Przykładowo; w sytuacji, gdy zostanie dokonana tzw. korekta in minus, to zaistniałe zmiany będą widoczne dla obu stron transakcji już w chwili jej wystawienia.

Faktura ustrukturyzowana – jak wskazuje na to już sama nazwa dokumentu – posiada postać ustrukturyzowaną, a zatem wystawiana jest na jednym i tym samym szablonie. Stałe miejsce przeznaczone na konkretne dane sprawia, że faktura staje się zdecydowanie bardziej czytelna, a tym samym – łatwa zarówno do odczytania, jak i porównania, przygotowania raportu czy też zestawienia.

Postać e-faktury jest również przyjazna środowisku naturalnemu. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na zużycie o wiele mniejszej ilości papieru. Poza tym papierowa forma dokumentu jest podatna na różnego typu zniszczenia. Może również zostać po prostu zagubiona.

Faktury w postaci tradycyjnej wymagały przechowywania i archiwizowania, co naturalnie rodziło konieczność wydzielenia dodatkowego miejsca na w/w dokumenty. W przypadku faktur ustrukturyzowanych nadmieniony nadmieniona konieczność zostaje niemalże w całości wyeliminowana. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy okres przedawnienia zobowiązania podatkowego jest dłuższy, niż 10 lat, a zatem okres, przez który faktury strukturyzowane są przechowywane przez system KSeF.

Tak jak faktura opatrzona podpisem kwalifikowanym, tak i system KSeF gwarantuje autentyczności pochodzenia i integralności treści znajdującej się na e-fakturze. Tym samym wspomniane elementy (tj. autentyczności pochodzenia i integralności treści) przestaną być elementem oceny organu podatkowego, gdyż będą one wynikać bezpośrednio z obowiązujących przepisów.

Informacje widniejące na fakturach ustrukturyzowanych będą zbieżne z tym, czego organ podatkowy może wymagać w ramach struktury JPK_FA składanej na żądanie w/w. Z tego względu wspomniane żądanie nie będzie obejmowało swoim zakresem faktur ustrukturyzowanych.

Ostatnią z korzyści płynących ze stosowania faktur ustrukturyzowanych jest preferencyjny zwrot podatku VAT wypłacany nie w ciągu 60 dni, a o jedną trzecią szybciej czyli w 40 dni. Szybszy zwrot podatku wiąże się oczywiście ze zwiększoną płynnością finansową firmy.

Preferencyjny zwrot podatku VAT w 40 dni

Wnioskowanie o zwrot podatku VAT w 40 dni wymaga uprzedniego spełnienia warunków postawionych przez ustawodawcę. Wśród tego typu przesłanek wymienić należy:

• Wystawianie wyłącznie faktur ustrukturyzowanych w okresie rozliczeniowym, w odniesieniu do którego przedsiębiorca wnioskuje o zwrot podatku VAT (sprzedaż krajowa, WDT, zaliczki), Co istotne to fakt, iż  warunek uważa się za spełniony nawet jeśli wystawiano także inne faktury, jeśli nie jest możliwe dla nich skorzystanie ze wzoru faktury strukturyzowanej (faktury wystawia nabywca lub faktura nie musi zawierać NIP sprzedawcy) lub w przypadku faktur uproszczonych sprzedaż zaewidencjonowano na kasie fiskalnej.
• Przez 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, za który przedsiębiorca wnioskuje o zwrotu (i) był on zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, (ii) składał deklaracje za każdy okres rozliczeniowy i (iii) posiadał rachunek na białej liście.
• Kwota podatku naliczonego lub kwota różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji do zwrotu w analizowanym okresie nie jest wyższa, niż 3000 zł.

Wszystkie z wymienionych powyżej przesłane muszą zostać spełnione łączenie. Podatnik nie musi ich wykazywać, gdyż będą one podlegać weryfikacji w oparciu o dane posiadane przez organ podatkowy. Samo stosowanie 40 dniowego terminu zwrotu podatku VAT możliwe jest od 1 stycznia 2022 r. Z tego względu pierwszym miesiącem, za który przedsiębiorcy będą mieli możliwość ubiegać się  o zwrot podatku VAT w ciągu 40 dni, jest styczeń. W praktyce zatem korzystanie z preferencyjnego terminu zwrotu podatku VAT możliwe jest w stosunku do okresów po dniu wejścia w życie systemu KSeF.