Na początku tego roku Ministerstwo Finansów, za pośrednictwem oficjalnej strony PUESC, poinformowało o przesunięciu terminu wejścia w życie obowiązku prowadzenia ewidencji i innych dokumentacji dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy wyłącznie w postaci elektronicznej. Na tym jednak nie koniec zmian. Dodatkowo ustawodawca podjął decyzję o wprowadzeniu nowych obowiązków dla podmiotów nabywających lub dostarczających wewnątrzwspólnotowo wyroby akcyzowe zharmonizowane z zapłaconą akcyzą.
Elektroniczna ewidencja akcyzowa – czym jest i do czego służy?
Celem powstania elektronicznej ewidencji akcyzowej (tzw. e-ewidencji akcyzowej) jest ewidencjonowanie danych dotyczących wyrobów akcyzowych oraz powiązanych z takowymi zdarzeń gospodarczych, w tym głównie ustalaniu informacji tyczacych się ilości, typu czy też miejsca magazynowania produktów akcyzowych. Błędem jest założenie, że e-ewidencja akcyzowa odnosi się jedynie do wyrobów od których został pobrany podatek akcyzowy. W praktyce bowiem dotyczy ona również wyrobów zwolnionych z podatku akcyzowego oraz takich, co do których akcyza została zawieszona.
Do prowadzenia ewidencji akcyzowej zostały zobowiązane podmioty, które:
- Korzystają z energii elektrycznej wytworzonej samodzielnie za pomocą instalacji fotowoltaicznej;
- Został im nadany status podmiotu zużywającego, tzn. w ramach działalności korzystają z wyrobów zwolnionych ze względu na ich przeznaczenie np. oleje smarowe (różnego rodzaju podmioty produkcyjne, np. do smarowania maszyn);
- Posiadają status podatnika akcyzy od energii elektrycznej;
- Posiadają status pośredniczącego podmiotu węglowego lub pośredniczącego podmiotu gazowego;
- Nabywają wewnątrzwspólnotowo wyroby akcyzowe;
- Prowadzą skład podatkowy;
- Posiadają status zarejestrowanego wysyłającego;
- Posiadają status podmiotu pośredniczącego.
Obowiązek prowadzenia ewidencji akcyzowych w formie elektronicznej – od kiedy?
Podstawą umożliwiającą wejście w życie obowiązku prowadzenia ewidencji akcyzowych w formie elektronicznej jest ustawa z 30.03.2021 r. o zmianie ustawy o podatku akcyzowym oraz niektórych innych ustaw (DzU poz. 694). Według początkowo dokonanych ustaleń, nadmieniony obowiązek miał zacząć obowiązywać od dnia 1.01.2022 r. Niemniej, ze względu na trudną sytuację epidemiologiczną mającą związek z epidemią koronawirusa SARS-CoV-2, podjęto decyzję o przesunięciu nadmienionego terminu na dzień 1.01.2023 r. (na podstawie ustawy z 29.10.2021 r. o zmianie ustawy o podatku akcyzowym oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku akcyzowym oraz niektórych innych ustaw (DzU poz. 2313).
Na początku 2023 roku, ustawodawca opublikował komunikat informujący o ponowanym przesunięciu wprowadzenia obligatoryjnych e-ewidencji: 1 grudnia 2022 r. Sejm RP uchwalił ustawę o zmianie ustawy o podatku akcyzowym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2707), w której przesuwa się wprowadzenie obowiązku prowadzenia ewidencji i innych dokumentacji dotyczących wyrobów akcyzowych i znaków akcyzy wyłącznie w postaci elektronicznej na 1 lutego 2024 roku. Do tego czasu ewidencje i inne dokumentacje będą mogły być prowadzone nadal na dotychczasowych zasadach (w tym w postaci papierowej) – czytamy na stronie PUESC.
Prowadzenie ewidencji akcyzowych w formie elektronicznej od strony technicznej – wymogi dla programów finansowo – księgowych
Programy o charakterze finansowo – księgowym tworzone z myślą o prowadzeniu ewidencji akcyzowych w formie elektronicznej muszą spełniać postawione przez ustawodawcę wymogi. Takowe zostały zawarte w § 7 Rozporządzenia, zgodnie z którym sposób prowadzenia ewidencji akcyzowej powinien odpowiadać pisemnej instrukcji obsługi programu komputerowego służącego do prowadzenia w/w dokumentacji w taki sposób, aby program:
- Umożliwiał wgląd w treść dokonywanych wpisów;
- Zapewniał ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą;
- Umożliwiał dokonywanie korekty danych, identyfikację osoby dokonującej tej korekty oraz datę jej dokonania;
- Umożliwiał wygenerowanie i wydruk, w porządku chronologicznym:
- wpisów do dokumentacji, zestawień danych oraz podsumowań;
- raportów we wskazanym zakresie i za wskazane miesiące, w terminie 14 dni od dnia doręczenia żądania przez właściwego naczelnika UCS lub US;
- Uniemożliwiał usuwanie wpisów.
Dodatkowo podmioty prowadzące e-ewidencję akcyzową zobligowane do przechowywania kopii dokumentacji zapisanej na informatycznym nośniku danych, w sposób zapewniający ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą lub też w formie wydruku sporządzonego za okresy jednodniowe.
Prowadzenie e-ewidencji w arkuszu kalkulacyjnym Excel – czy to możliwe?
Wątpliwości przedsiębiorców budzi możliwość prowadzenia ewidencji akcyzowych w formie elektronicznej, za pomocą arkuszu kalkulacyjnego Excel. Czy wspomniana aplikacja może zastąpić program finansowo – księgowy stworzony w celu prowadzenia e-ewidencji? Zgodnie ze wspomnianym powyżej § 7 Rozporządzenia, programy służące do prowadzenia e-ewidencji muszą spełniać odpowiednie wymogi. W praktyce oznacza to więc, że Excel nie może być wykorzystywany do w/w celu, gdyż nie wypełnia on warunków, o których mowa w § 7 Rozporządzenia. Z tego powodu podmioty zobowiązane do prowadzenia ewidencji akcyzowych powinny zaopatrzyć się w aplikacje tworzone z myślą o e-ewidencji.
Należy pamiętać, że od 1 lutego 2024 zaniechanie prowadzenia ewidencji akcyzowej w postaci elektronicznej będzie traktowane jako wykroczenie skarbowe popełnione przez osoby odpowiedzialne za prawidłowość rozliczeń podatkowych u danego podatnika. Tym samym na danego podatnika może zostać nałożona kara w postaci wyznaczonej odgórnie sankcji finansowej.
Programy do e-ewidencji akcyzowej
Świetny przykładem programu stworzonego z myślą o wypełnianiu e-ewidencji akcyzowej jest aplikacja naszego autorstwa. Nasz program posiada własną bazę danych (korzysta z danych zgromadzonych na serwerach klienta) i umożliwia pełną kontrolę nad procesem i jego maksymalną automatyzację. Program nie wymaga dostępu do internetu, co w praktyce oznacza możliwość użytkowania z dowolnego miejsca.
Wprowadzanie danych może odbywać się na jeden z dwóch sposobów. Informacje mogą zostać wpisane ręcznie lub też za pomocą automatycznego importu danych. W przypadku wprowadzania ręcznego dane zostają opatrzone podpisem użytkownika odpowiedzialnego za ich umieszczenie. Aplikacja umożliwia również określenie ról z możliwością wykonywania jedynie z góry określonych czynności. Po wprowadzeniu danych zostają one zapisane w ogólnej bazie z możliwością ponownego odtworzenia, dzięki czemu nie istnieje ryzyko ich ewentualnej utraty (np. w momencie awarii systemu). Program może pracować na platformie MS Windows.
Funkcje opisywanego narzędzia to m.in.:
- Przejrzysty i czytelny panel użytkownika,
- Archiwum wprowadzonych danych,
- Obsługa wielu prowadzonych podmiotów (np. wybranej ilości spółek etc.),
- Możliwość wykonania raportów, wydruków, zrzutów do Ms’Excel,
- Możliwość filtrowania, sortowania, grupowania danych,
- Automatyczna numeracja wprowadzonych rekordów,
- Możliwość jednoczesnej obsługi dowolnej liczby użytkowników,
- Panel wyszukiwania informacji np. wg dat, słów kluczowych, numerów etc.,
- Słownik kodów CN,
- Dokumentacja czynności w zakresie produkcji (wina, piwa).
Aplikacja współpracuje z następującymi programami ERP: SAP, SunSystems, JD Edwards, Infor SyteLine, Oracle, CDN XL, Exact Globe, iSCALA, Microsoft Dynamics, Simple, SoftLab, Teta, IFS, Baan, Asseco WAPRO Mag, Streamsoft Prestiż, Comarch Optima. Program dostępny jest w dwóch wersjach językowych: polskiej oraz angielskiej.
Nowe obowiązki dla podmiotów nabywających lub dostarczających wewnątrzwspólnotowo wyroby akcyzowe zharmonizowane z zapłaconą akcyzą
13 lutego 2023 roku obowiązywać zaczęły przepisy o podatku akcyzowym implementujące postanowienia dyrektywy Rady (UE) 2020/262 z 19 grudnia 2019 r. ustanawiającej ogólne zasady dotyczące podatku akcyzowego (przekształcenie). W myśl wspomnianych przepisów, od dnia 13 lutego 2023 roku przemieszczanie wewnątrzwspólnotowe wyrobów akcyzowych objętych zharmonizowaną akcyzą dopuszczonych do konsumpcji na terytorium Unii Europejskiej (co do zasady z zapłaconą akcyzą) odbywać się będzie z zastosowaniem Systemu EMCS, na podstawie elektronicznych uproszczonych dokumentów towarzyszących e-SAD. Tym samym podmioty, które obecnie nabywają wewnątrzwspólnotowo lub dostarczają wewnątrzwspólnotowo wyroby akcyzowe zharmonizowane z zapłaconą akcyzą, z wykorzystaniem papierowego uproszczonego dokumentu towarzyszącego (dokumentu UDT) są zobowiązane do posiadania odpowiednio numeru akcyzowego uprawnionego odbiorcy albo numeru akcyzowego uprawnionego wysyłającego.
Od 2 stycznia 2023 roku przedsiębiorcy mogą składać wnioski (za pomocą portalu PUESC) o uzyskanie:
- numeru akcyzowego uprawnionego odbiorcy,
- numeru akcyzowego uprawnionego wysyłającego.
Dodatkowo istnieje możliwość uzyskania numeru akcyzowego na potrzeby jednorazowego nabycia wewnątrzwspólnotowego lub jednorazowej dostawy wewnątrzwspólnotowej. Ważność numeru akcyzowego nadanego na potrzeby jednorazowego nabycia lub dostawy wewnątrzwspólnotowej będzie wynosić będzie 3 miesiące. Wszystkie numery akcyzowe nadane od 2 stycznia do 12 lutego 2023 roku będą ważne od 13 lutego 2023 roku.
Uzyskanie numeru akcyzowego, podobnie jak rejestracja w Centralnym Rejestrze Podmiotów Akcyzowych (CRPA) stanowi czynność o charakterze materialno-technicznym. Złożenie przez podmiot kompletnego wniosku na PUESC powoduje automatyczne nadanie numeru akcyzowego.
Organem właściwym w sprawach numerów akcyzowych uprawnionych odbiorców oraz numerów akcyzowych uprawnionych wysyłających jest Dyrektor Izby Administracji Skarbowej w Poznaniu.
Poza opisanymi powyżej obowiązkami, podatnicy zobligowani będą do raportowania danych do Centralnej Ewidencji Wyrobów Akcyzowych (CEWA).
Sankcje
Sankcje w postaci kar finansowych nie ulegną zmianie. W praktyce zatem – podobnie jak dotychczas – treść nowych przepisów przewidywać będzie nałożenie sankcji m.in. za nierzetelne prowadzenie ewidencji.